Vie associative

Une troupe est aussi une association déclarée, avec ce que ça suppose.

L'assemblée générale arrive et il faut tout reconstituer

Qui était président cette année ? Depuis quand ? Combien de fois chacun est monté sur scène ? Qui a tenu la technique sur la série de mai ?

Ces questions n'ont rien de compliqué, mais elles arrivent toutes la même semaine, et la réponse se trouve dans la mémoire de deux personnes plutôt que dans un document. Le rapport moral se fabrique alors dans l'urgence, en oubliant la moitié de ceux qui ont fait la saison.

La tenue de l'assemblée elle-même, de la convocation au procès-verbal, a désormais sa propre page. Celle-ci parle de ce qui se passe entre deux assemblées : le registre, les documents, les mandats et les droits.

L'assemblée générale annuelle d'une association de théâtre amateur, réunie sur des chaises pliantes dans une salle des fêtes

Le bureau, avec ses dates

Président, vice-président, trésorier et son adjoint, secrétaire, membres du conseil d'administration. Chaque fonction est attribuée à une personne, à partir d'une date, et reste en cours jusqu'à ce qu'on la clôture.

L'intérêt n'apparaît pas la première année : il apparaît la troisième, quand il faut dire à la préfecture ou à la mairie qui exerçait telle fonction à telle époque, et que la réponse est écrite plutôt que reconstituée.

Le bureau d'une association de théâtre amateur : président, vice-président, trésorier, secrétaire et membres du conseil d'administration, chacun avec sa date de prise de fonction
Sept mandats en cours depuis la dernière assemblée générale.

Le rapport moral se lit dans un tableau

Une grille croise les membres et les représentations de la saison. Dans chaque case, ce que la personne a tenu ce soir-là : comédien, technicien, opérateur lumière, organisateur.

Vous y voyez d'un coup ce que le rapport moral doit dire, et ce que personne ne pense jamais à écrire : celle qui a joué sur six dates, celui qui n'a fait que du montage mais l'a fait à chaque fois. L'ensemble s'exporte en PDF pour l'assemblée générale.

Tableau de distribution d'une saison : chaque membre de la troupe en ligne, chaque représentation en colonne, et le rôle tenu dans chaque case
La saison entière, membre par membre et date par date.

Le registre des adhérents, y compris ceux qui ne jouent pas

Une association loi 1901 tient la liste de ses adhérents. Or cette liste ne se confond pas avec celle des comédiens : il y a les bienfaiteurs, les parents d'élèves de l'atelier enfants, les membres d'honneur, tous ceux qui adhèrent sans jamais ouvrir MyTroupe.

Le registre les accueille sans exiger qu'ils aient un compte. Pour chacun, sa catégorie, sa date d'adhésion et son droit de vote, saison par saison. Le consentement au droit à l'image est tracé, et les mineurs sont signalés automatiquement.

Il s'exporte en CSV pour travailler dans un tableur, et en PDF pour être présenté tel quel. C'est aussi ce registre qui définit qui est convocable à l'assemblée générale, et qui y vote.

Registre des adhérents d'une association de théâtre dans MyTroupe, avec catégorie, date d'adhésion et droit de vote
Le registre de la saison, exportable en CSV comme en PDF.

Les documents officiels, sortis des boîtes mail personnelles

Statuts, règlement intérieur, récépissé de déclaration en préfecture, attestation d'assurance, licence d'entrepreneur de spectacles, affiliations : six pièces qu'une salle ou un financeur réclame toujours au pire moment, et qui vivent le plus souvent dans la boîte mail d'une seule personne.

Elles se déposent maintenant au même endroit, avec leur date d'effet et, s'il y a lieu, leur date d'échéance. La version en vigueur est distinguée des précédentes : déposer la nouvelle fait basculer l'ancienne en historique, sans la perdre. Les fichiers sont stockés à l'abri, jamais accessibles par une adresse publique.

Une attestation d'assurance qui expire ne passe plus inaperçue : un rappel part par courriel soixante jours avant l'échéance, puis trente jours avant, puis le jour même, aux membres du bureau et aux administrateurs, c'est-à-dire à ceux qui peuvent déposer la nouvelle version.

Les membres du bureau d'une association de théâtre cherchent l'attestation d'assurance qu'une salle leur réclame, éparpillée entre des boîtes mail personnelles et un classeur
Espace Documents officiels de MyTroupe : statuts, règlement intérieur et attestation d'assurance avec leur date d'effet et leur échéance
Chaque pièce avec sa date d'effet, son échéance et sa version en vigueur.

Qui a le droit de quoi

Toutes les troupes ne fonctionnent pas pareil. Chez certaines, le trésorier valide seul les notes de frais ; chez d'autres, c'est le bureau au complet. Certaines confient le site à un membre qui n'est pas administrateur.

Chaque action de l'application porte donc un rôle minimum, que vous pouvez déplacer. Vous adaptez l'outil à votre organisation plutôt que l'inverse, et vous remettez tout à sa valeur d'origine d'un seul bouton si vous êtes allé trop loin.

Écran de gestion des permissions : chaque fonctionnalité de MyTroupe avec le rôle minimum requis pour l'utiliser, modifiable par la troupe
Le rôle requis se règle fonction par fonction.

Ce que vous tenez avec MyTroupe

Mandats du bureau

Sept fonctions possibles, chacune datée et clôturable. L'historique des bureaux successifs reste consultable.

Tableau de distribution

Membres en lignes, représentations en colonnes, rôle tenu dans chaque case. Le bilan moral de la saison, sans le reconstituer.

Export pour l'assemblée

Le tableau complet en PDF, à joindre au rapport moral ou à projeter pendant l'assemblée générale.

Permissions ajustables

Le rôle requis pour chaque action se déplace. Votre organisation réelle prime sur celle que l'outil suppose.

Lecture par saison

Le tableau se filtre par saison, par type de spectacle, par rôle ou par membre. Vous isolez la réponse à la question posée.

Carnet d'adresses

Les salles, les partenaires et les lieux où la troupe joue, gardés au même endroit que le reste plutôt que dans un carnet.

Registre des adhérents

Un registre par saison, ouvert aux adhérents sans compte MyTroupe. Catégorie, date d'adhésion, droit de vote, export CSV et PDF.

Documents officiels

Statuts, assurance, licence et affiliations au même endroit, avec leur date d'échéance et un rappel avant qu'elle ne tombe.

Essayez sur votre propre troupe

Trente jours pour saisir vos vraies dates, vos vrais membres et vos vrais comptes. Sans carte bancaire, et sans engagement à l'issue.

MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.