# Alertes MyTroupe : ne plus rien oublier

> Publié le : 2026-05-26
> Catégorie : Organisation

## Résumé
Cotisations en retard, assurance à renouveler, documents manquants : comment régler les alertes MyTroupe pour que chaque échéance remonte au bon moment.

## Contenu de l'article
La gestion associative en mode pompier : pourquoi ça ne peut plus durerSi vous êtes responsable d une troupe de théâtre amateur, vous connaissez ce mode de fonctionnement : on réagit aux problèmes quand ils se présentent, rarement avant. La cotisation non payée dont on s aperçoit en fin d année. Le sondage sans réponses depuis 10 jours. L échéance de renouvellement d assurance que personne n avait notée. Ce mode réactif est épuisant et coûteux — il faut passer à une gestion proactive.Qu est-ce qu une alerte intelligente MyTroupe ?Une alerte intelligente MyTroupe est une notification automatique, déclenchée par un événement défini, qui vous prévient au bon moment. Le tableau de bord MyTroupe centralise un widget d alertes qui présente en temps réel les actions en attente et les situations qui méritent votre attention. Vous ouvrez votre session, et en 30 secondes vous avez une vue claire sur ce qui nécessite une réaction de votre part.Alertes financièresCotisations en retard (avec identification du membre concerné), objectifs budgétaires dépassés, recettes de billetterie en dessous du seuil de rentabilité prévu. Ces alertes permettent au trésorier d intervenir rapidement, avant que la situation ne devienne critique.Alertes événementiellesRappels avant une répétition importante, notifications de faible taux de confirmation pour un événement, alertes sur les tâches déléguées non confirmées. Vos événements ne vous échappent plus.Activez vos alertes MyTroupeAlertes de participationSondage ouvert depuis plusieurs jours avec peu de réponses, membres sans activité depuis un certain délai, newsletter non lue par une part importante des destinataires. Ces signaux vous aident à identifier quand votre communauté commence à se désengager.Alertes administrativesRappels d échéances importantes (renouvellement d assurance, dépôt de bilan annuel, déclaration SACEM), alertes de documents manquants dans les fiches membres. Les petites choses qui tombent souvent dans les oubliettes.Le widget de tableau de bord : votre tour de contrôle quotidienneLe widget d alertes est conçu pour être votre premier arrêt quotidien. En un coup d œil : les alertes critiques qui nécessitent une action immédiate, les rappels du jour et de la semaine, l état global de votre troupe. Cette vue d ensemble transforme la gestion d une troupe d une série de réactions en urgence à une navigation sereine et anticipée.Des alertes configurables par rôleLes alertes MyTroupe sont configurables par rôle. Le trésorier voit les alertes financières. Le responsable communication voit les alertes newsletter et sondages. Le directeur artistique voit les alertes événementielles. Chacun reçoit l information pertinente pour ses responsabilités.Créez votre espace troupe gratuitement — pilotez votre association avec une longueur d avanceConfigurer vos premières alertes : méthode pas à pasRégler le rappel des cotisations en retardAllez dans Réglages > Alertes financières > Cotisations. Définissez un délai de déclenchement à 7 jours après la date d’échéance, puis un second rappel à 21 jours. Cochez « notifier le trésorier » et activez l’option « inclure le nom du membre » dans le message. Testez avec une cotisation fictive en modifiant la date d’échéance sur un membre test : l’alerte doit apparaître dans le widget du tableau de bord du trésorier, pas dans celui du metteur en scène.Créer un compte à rebours pour l’assurance et les déclarationsPour chaque échéance administrative, créez une alerte de type « échéance date fixe ». Renseignez la date de renouvellement du contrat d’assurance et programmez deux rappels : un à 30 jours, un à 5 jours. Attribuez cette alerte au rôle « président » ou « trésorier ». Ajoutez le numéro du contrat dans le champ note pour que la personne alertée n’ait pas à chercher le document. Répétez l’opération pour la déclaration SACEM et le dépôt de bilan annuel.Fixer un seuil de réponse pour les sondagesDans l’éditeur de sondage, activez l’alerte de participation. Indiquez un seuil minimum de réponses (par exemple, 12 réponses pour un sondage de disponibilité de 20 comédiens) et un délai d’alerte après ouverture (48 heures). Choisissez de notifier le responsable communication uniquement. Si le seuil n’est pas atteint, le widget affichera une alerte de type « faible participation » ; depuis cette alerte, vous pourrez relancer les non-répondants en un clic sans quitter le tableau de bord.Contrôler les documents manquants des membresCréez une alerte de type « document manquant » sur les fiches membres. Sélectionnez les documents obligatoires pour votre troupe : certificat médical, autorisation parentale pour les mineurs, fiche d’inscription signée. Définissez une fréquence de vérification hebdomadaire. L’alerte remontera la liste des membres concernés dans le widget du responsable administratif. Pour éviter les faux positifs, marquez comme « non requis » les documents qui ne s’appliquent pas à certains membres (par exemple, pas de certificat médical pour un membre non pratiquant).Attribuer les alertes par rôle pour éviter la surchargeNe laissez pas chaque alerte partir à tout le monde. Dans Réglages > Rôles, vérifiez que le trésorier est bien le seul destinataire des alertes financières, le responsable communication des alertes newsletter et sondages, le directeur artistique des alertes événementielles. Pour les petites troupes sans rôles formels, créez des rôles temporaires (ex. « trésorier de la saison ») et attribuez-les aux personnes concernées. Testez en vous connectant avec un compte de test pour chaque rôle : les alertes visibles dans le widget doivent correspondre à la fiche de poste.

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Source : https://mytroupe.com/actus/alertes-intelligentes-mytroupe-echeances-association