Dès qu'on vend une représentation, on entre dans la facturation
Beaucoup de troupes amateurs finissent par jouer ailleurs que chez elles : la mairie qui les programme pour la fête du village, la maison de retraite qui les invite, le comité d'entreprise qui achète une représentation pour son arbre de Noël. Toutes ces structures fonctionnent de la même façon : elles demandent un devis avant, et une facture après, faute de quoi elles ne peuvent tout simplement pas payer.
Jusqu'ici, cela se réglait dans un tableur ou dans un modèle Word recopié d'une année sur l'autre, avec des numéros attribués à la main. Cela tient, jusqu'au jour où deux factures portent le même numéro, où l'une manque à l'appel, ou où le service comptable de la mairie renvoie le document parce qu'il n'a pas les mentions obligatoires.
Du devis à la facture, sans retaper une ligne
MyTroupe établit désormais ces documents depuis la rubrique Administratif. Vous créez la fiche du client une fois, particulier ou organisation, et vous la réutilisez d'un devis à l'autre : la mairie qui vous reprogramme chaque année n'est pas à ressaisir.
Le devis se compose de lignes libres, ou de lignes rattachées à un spectacle ou à un atelier qui existe déjà dans votre MyTroupe. Il suit ensuite son cours : vous le marquez envoyé, puis accepté quand le client a donné son accord. À ce moment-là, un bouton le convertit en facture. Aucune ressaisie, donc aucun écart possible entre ce que vous avez proposé et ce que vous facturez.
Une numérotation continue, sans trou ni doublon
Le numéro de facture n'est pas attribué à la création du document, mais à son émission. C'est ce détail qui permet de garantir une suite continue, propre à votre association, sans trou et sans doublon, même si vous préparez trois factures en parallèle et n'en envoyez qu'une.
Une fois émise, la facture est définitive. Pour rectifier une facture déjà transmise, vous émettez un avoir, comme le veut la règle : on ne réécrit pas un document parti chez un client, on l'annule par une pièce qui porte sa propre trace.
Savoir ce qui a été réglé
Une collectivité verse rarement en une fois : un acompte à la signature, le solde après la représentation, parfois deux mois plus tard. Les règlements se saisissent au fil de leur arrivée, acomptes et paiements partiels compris, et chaque facture porte ce qui reste dû. Le trésorier sait donc à tout moment quelles prestations attendent encore leur virement, sans croiser un tableur avec un relevé bancaire.
Cinq minutes de réglages au départ
Une facture n'est opposable que si elle porte l'identité de celui qui l'émet. Avant d'en établir une, vous renseignez donc la raison sociale de votre association, l'adresse de son siège et son régime de TVA dans les réglages de facturation. Tant que ces informations manquent, l'émission est refusée. C'est délibéré : mieux vaut cinq minutes de réglages au départ qu'une facture incomplète chez un client qui la renvoie.
