Devis et facturation

Facturez vos prestations sans tableur ni modèle Word recopié d'année en année.

Une troupe qui joue en prestation doit facturer

La mairie qui vous programme pour la fête du village, la maison de retraite qui vous invite, le comité d'entreprise qui vous achète une représentation : tous demandent un devis avant, et une facture après.

Jusqu'ici cela se réglait dans un tableur, ou dans un modèle Word recopié d'une année sur l'autre, avec des numéros de facture attribués à la main. Cela fonctionne, jusqu'au jour où deux factures portent le même numéro, où l'une manque à l'appel, ou où le client réclame les mentions légales que le modèle n'a jamais eues.

MyTroupe établit désormais ces documents à la place du tableur, depuis la rubrique Administratif, avec les clients de la troupe gardés au même endroit que le reste.

Deux comédiennes d'une troupe amateur discutent le prix d'une représentation avec l'adjointe à la culture d'une mairie qui les programme pour la fête du village

Du devis à la facture, sans retaper une ligne

Vous créez la fiche du client une fois, particulier ou organisation, et vous la réutilisez d'un devis à l'autre. Le devis se compose de lignes libres, ou de lignes rattachées à un spectacle ou à un atelier qui existe déjà dans votre MyTroupe.

Le devis suit son cours : vous le marquez envoyé, puis accepté quand le client a donné son accord. À ce moment-là, un bouton le convertit en facture. Aucune ressaisie, donc aucun écart possible entre ce que vous avez proposé et ce que vous facturez.

Devis et factures se téléchargent en PDF, prêts à être transmis.

Liste des devis d'une troupe de théâtre dans MyTroupe, avec client, objet, état et total
Les devis de la troupe, du brouillon à l'acceptation.

Une numérotation légale, continue et sans trou

Le numéro de facture n'est pas attribué à la création du document, mais à son émission. C'est ce qui permet de garantir une suite continue, sans trou et sans doublon, propre à votre association.

Une fois émise, la facture est définitive. Pour rectifier une facture déjà transmise à votre client, vous émettez un avoir, comme le veut la règle : on ne réécrit pas une facture partie, on l'annule par un document qui porte sa propre trace.

Savoir ce qui a été réglé, et ce qui ne l'a pas été

Une collectivité verse rarement en une fois : un acompte à la signature, le solde après la représentation, parfois deux mois plus tard. Les règlements se saisissent au fil de leur arrivée, acomptes et paiements partiels compris, et chaque facture porte ce qui reste dû.

Le trésorier sait donc à tout moment quelles prestations ont été facturées et lesquelles attendent encore leur virement, sans avoir à croiser un tableur avec un relevé bancaire.

Le trésorier d'une association de théâtre pointe les prestations déjà réglées et celles dont le virement se fait attendre depuis deux mois
Facture émise dans MyTroupe avec sa numérotation légale, ses lignes et le suivi du règlement partiel
Une facture émise, son numéro légal, et l'acompte déjà encaissé.

Cinq minutes de réglages avant la première facture

Une facture n'est opposable que si elle porte l'identité de celui qui l'émet. Avant d'en établir une, vous renseignez donc la raison sociale de votre association, l'adresse de son siège et son régime de TVA, dans les réglages de facturation.

Tant que ces informations manquent, l'émission d'une facture est refusée. C'est délibéré : mieux vaut cinq minutes de réglages au départ qu'une facture incomplète chez un client qui la renvoie.

Ce que vous tenez avec MyTroupe

Fiches clients

Particuliers ou organisations, saisis une fois et réutilisés d'un devis à l'autre. La mairie qui vous reprogramme chaque année n'est pas à ressaisir.

Devis rattachables

Des lignes libres, ou des lignes reliées à un spectacle ou à un atelier existant. Ce que vous vendez renvoie à ce que vous jouez.

Conversion en un clic

Un devis accepté devient une facture sans ressaisie. Vous vérifiez, vous émettez, le numéro légal est attribué à cet instant.

Numérotation légale

Une suite continue, sans trou ni doublon, propre à votre association. Attribuée à l'émission, jamais avant.

Avoirs

Rectifier une facture déjà transmise se fait par un avoir, avec sa propre trace, plutôt qu'en réécrivant un document parti.

Suivi des règlements

Acomptes et paiements partiels saisis au fil de leur arrivée. Chaque facture porte ce qui reste dû.

Essayez sur votre propre troupe

Trente jours pour saisir vos vraies dates, vos vrais membres et vos vrais comptes. Sans carte bancaire, et sans engagement à l'issue.

MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.