Choisir un logiciel de gestion de spectacle : 7 critères

Il n'existe pas de meilleur logiciel, il existe des situations

Les outils qui servent une compagnie professionnelle en tournée et ceux qui servent une troupe amateur de quinze bénévoles ne se ressemblent pas, et aucun classement général ne vous dira lequel vous convient.

Cette page est écrite par l'éditeur de MyTroupe. Nous ne prétendrons donc pas être impartiaux, mais nous pouvons être utiles autrement : en donnant les sept questions qui séparent réellement ces outils, en disant à chaque fois où MyTroupe se situe, et en indiquant à la fin les cas où il vaut mieux regarder ailleurs.

1. La facturation suit-elle le nombre d'utilisateurs ?

C'est le critère qui coûte le plus cher à ignorer. Un outil facturé par utilisateur pousse une association à limiter les comptes : le bureau y accède, les comédiens non. Au bout d'un an, l'outil ne contient plus que ce que trois personnes y ont saisi, et le reste de la troupe est retourné aux messages de groupe.

Demandez donc le prix pour quinze membres, puis pour quarante, avant de comparer quoi que ce soit d'autre.

MyTroupe applique une cotisation annuelle forfaitaire par troupe, membres inclus quel qu'en soit le nombre, détaillée sur la page adhésion. Un essai de 30 jours ne demande pas de carte bancaire.

2. Une vraie comptabilité, ou un suivi de caisse ?

Beaucoup d'outils annoncent la « gestion financière » et proposent en réalité un tableau de recettes et de dépenses. Cela suffit tant que personne ne demande de bilan. Le jour de l'assemblée générale, ou quand une commune réclame le compte rendu d'une subvention, il faut un plan de comptes, des exercices et un bilan.

La question à poser : puis-je clôturer un exercice et rouvrir le suivant en conservant les soldes ?

MyTroupe tient une comptabilité d'association complète, avec plan de comptes, exercices, budget prévisionnel, rapprochement bancaire depuis les relevés et bilan exportable.

3. Que fait l'outil de votre billetterie ?

Trois réponses possibles, et il faut savoir laquelle on achète. Soit l'outil vend lui-même les billets, et prélève une commission. Soit il se relie à la plateforme que vous utilisez déjà. Soit il ne fait rien, et vous continuerez de recopier les chiffres à la main.

Le point à vérifier dans le deuxième cas : les places vendues à l'entrée le soir de la représentation rejoignent-elles le même compteur que les réservations en ligne ?

MyTroupe se relie à HelloAsso et ne prélève aucune commission. Les réservations et les entrées à la caisse forment un seul compteur, dont les commandes annulées sont écartées.

4. Le site public est-il inclus, ou à faire ailleurs ?

Une troupe qui joue a besoin d'une page où son public trouve les dates. Si l'outil de gestion ne la produit pas, elle sera tenue ailleurs, et les dates finiront par diverger entre les deux.

MyTroupe inclut un site public alimenté par les mêmes données que la gestion : un spectacle créé en interne apparaît sur le site, avec son bouton de réservation.

5. L'association est-elle prise en compte, ou seulement l'artistique ?

Une troupe amateur est presque toujours une association loi 1901. Elle doit tenir un registre des adhérents, convoquer une assemblée générale dans les délais de ses statuts, conserver ses statuts et son attestation d'assurance, et savoir qui exerçait quelle fonction il y a trois ans.

La plupart des outils de gestion de spectacle ignorent complètement cette moitié du travail, qui est pourtant celle qui expose juridiquement le bureau.

MyTroupe couvre la vie associative et le cycle complet de l'assemblée générale, de la convocation au procès-verbal archivé.

6. Que se passe-t-il quand le bénévole qui gérait tout s'en va ?

C'est la question qu'on ne pose jamais en démonstration et qui décide de tout au bout de trois ans. Deux points concrets : peut-on importer l'historique tenu jusque-là dans un tableur, et peut-on tout ressortir si l'on part ?

Un outil dont on ne peut pas exporter les données n'est pas un outil, c'est une dépendance.

MyTroupe importe un journal comptable depuis un classeur, avec simulation préalable, et exporte le registre des adhérents, les écritures et les bilans.

7. Où vivent les données, et celles des mineurs en particulier ?

Une troupe avec un atelier enfants détient des données de mineurs, des coordonnées de représentants légaux et des consentements au droit à l'image. Ce sont les données les plus sensibles qu'une association manipule.

Vérifiez où elles sont hébergées, ce que dit la politique de confidentialité, et si l'outil trace le consentement à l'image plutôt que de vous laisser le noter sur un carnet.

MyTroupe signale les mineurs dans le registre, trace le consentement au droit à l'image, et documente ses traitements dans sa politique de confidentialité.

Trois cas où MyTroupe n'est pas la bonne réponse

Vous employez des artistes. MyTroupe ne gère ni la paie, ni les contrats d'engagement, ni les déclarations liées à l'intermittence. Une compagnie professionnelle a besoin d'un outil de paie du spectacle, que MyTroupe ne remplace pas.

Vous exploitez une salle. Plan de salle numéroté, abonnements, jauges par catégorie de place, location à des compagnies extérieures : c'est le métier d'un logiciel de lieu, pas celui d'un outil de troupe.

Vous organisez un festival multi-lieux. La coordination de dizaines de compagnies sur plusieurs salles et plusieurs jours relève d'un outil de programmation dédié.

Si votre situation est l'une de ces trois, un essai de MyTroupe vous fera perdre du temps, et nous préférons vous le dire ici plutôt qu'au bout de trois semaines.

Pour qui MyTroupe est écrit

Une troupe amateur constituée en association, entre dix et cinquante membres, qui monte une ou deux créations par saison, joue dans des salles qu'elle ne gère pas, tient peut-être un atelier, et dont le bureau est composé de bénévoles dont ce n'est pas le métier.

Si vous vous reconnaissez, la façon la plus courte de vérifier reste de parcourir les fonctionnalités puis d'ouvrir un essai de 30 jours, qui ne demande pas de carte bancaire.

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Voir la cotisation

MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.