Assemblée générale d'association : convocation, quorum et PV

Une réunion par an, et tout se joue sur des détails de procédure

L'assemblée générale d'une association loi 1901 obéit à ses statuts : un délai de convocation, un quorum, des majorités, un procès-verbal. Quatre points que personne ne relit avant le jour où ils posent problème.

Dans la plupart des troupes, la convocation part de la boîte personnelle du secrétaire, les procurations arrivent sur des bouts de papier, le quorum se calcule au dos d'une feuille pendant que la salle attend, et le procès-verbal s'écrit trois semaines plus tard, quand le souvenir des votes a déjà pâli.

Rien de tout cela n'est grave tant que personne ne conteste. Le jour où une décision est contestée, ou le jour où la banque réclame le procès-verbal qui désigne le nouveau trésorier, c'est la trace écrite qui compte, et sa date.

Le secrétaire d'une troupe de théâtre amateur prépare les convocations de l'assemblée générale annuelle, entouré d'enveloppes, de listes d'adhérents et des statuts de l'association

Convoquer dans le délai prévu par vos statuts

Vous créez l'assemblée, ordinaire ou extraordinaire, avec sa date, son heure, son lieu et son ordre du jour point par point. La convocation part ensuite de MyTroupe, et sa date d'envoi est enregistrée.

Le délai de convocation n'est pas une valeur que nous décidons pour vous : vous le saisissez d'après vos statuts, une fois. Si l'envoi que vous vous apprêtez à faire ne le respecte pas, l'outil vous le dit avant que le message parte, pas après.

Avant d'écrire à toute l'association, vous pouvez vous envoyer un exemplaire d'essai. Et pour les adhérents sans adresse électronique, la convocation s'imprime, avec enregistrement de la date d'envoi postal : ils comptent dans le décompte des convoqués comme les autres.

Les procurations, sans que personne ait à se connecter

Chaque adhérent convoqué reçoit un lien personnel dans son courriel de convocation. Celui qui ne pourra pas venir désigne qui portera sa voix, sans créer de compte et sans mot de passe à retrouver. C'est la condition pour que les procurations reviennent vraiment.

Le plafond de procurations prévu par vos statuts est appliqué à la sélection : une personne qui a déjà atteint son nombre maximum de mandats n'apparaît plus dans la liste. Le mandataire est prévenu par courriel, avec le nombre de voix qu'il portera.

Les procurations qui arrivent par courrier se saisissent à la main, avec mention de leur origine, pour que le registre du jour soit complet quelle que soit la façon dont elles sont parvenues.

Le quorum se constate en séance, pas au dos d'une feuille

Vous cochez les présents sur la feuille d'émargement au fur et à mesure qu'ils arrivent. Le total des voix se recalcule à chaque coche, procurations comprises, et l'outil vous dit si l'assemblée peut valablement délibérer.

Une procuration ne compte que si son porteur est effectivement venu : celles dont le mandataire est absent sont signalées plutôt que comptées. C'est la règle, et c'est aussi ce qu'on oublie le plus souvent quand on additionne dans l'urgence.

Le seuil se saisit comme il est écrit dans vos statuts : « le quart des adhérents » se note 1 et 4, sans conversion mentale en pourcentage. Une fois l'émargement clos, le constat de quorum est daté et figé, et la feuille de présence s'imprime pour être signée.

L'émargement à l'entrée d'une assemblée générale d'association de théâtre : les adhérents signent la feuille de présence pendant que le bureau additionne les voix et les procurations

Feuille de présence d'une assemblée générale dans MyTroupe : le quorum se recalcule à chaque émargement, procurations comprises — Quatorze voix réunies sur dix-sept votants, procurations incluses : l'assemblée peut délibérer.

Le procès-verbal, produit le jour même

Les résolutions se reprennent de l'ordre du jour de votre convocation : ce que vous avez annoncé aux adhérents est ce qui est soumis au vote, sans ressaisie et sans écart entre les deux documents.

Vous saisissez le dépouillement de chaque résolution. La majorité requise est vérifiée selon ce que vous avez indiqué : simple, deux tiers, trois quarts ou unanimité. Le quorum constaté en séance figure sur le document.

Une fois validé, le procès-verbal est figé et archivé. Le PDF ne changera plus, ce qui est exactement ce qu'on attend d'une pièce qu'une banque, une préfecture ou un financeur peut réclamer des années après.

Procès-verbal d'assemblée générale dans MyTroupe : chaque résolution avec sa majorité requise, son dépouillement et son résultat — Les résolutions reprises de l'ordre du jour, dépouillées et confrontées à la majorité requise.

L'élection du bureau alimente les mandats toute seule

Quand l'assemblée renouvelle le bureau, vous désignez les élus sur l'écran du procès-verbal, fonction par fonction. À la validation, les mandats se créent d'eux-mêmes, datés du jour de l'assemblée, et les précédents sont clos à cette même date.

Seule la fonction pourvue change : élire un trésorier ne touche pas au mandat du président, qui court toujours. Et si un élu n'a pas de compte MyTroupe, c'est signalé avec un message clair plutôt que passé sous silence.

L'historique des bureaux successifs se constitue ainsi tout seul, année après année, à partir des assemblées qui les ont élus.

Les mandats du bureau d'une association de théâtre amateur : président, vice-président, trésorier, secrétaire et membres du conseil d'administration, chacun avec sa date de prise de fonction — Les mandats issus de la dernière assemblée, chacun daté du jour de l'élection.

Ce que vous tenez avec MyTroupe

Convocation datée

Ordre du jour point par point, envoi depuis MyTroupe, date d'expédition enregistrée. Ce qui a été envoyé reste consultable à l'identique, même si l'assemblée est modifiée ensuite.

Contrôle du délai statutaire

Le délai vient de vos statuts, aucune valeur n'est appliquée par défaut. L'alerte tombe avant l'envoi, quand il est encore temps de décaler la date.

Procuration en un lien

L'adhérent empêché désigne son mandataire sans se connecter. Le plafond statutaire de mandats est appliqué, et le porteur est prévenu du nombre de voix qu'il portera.

Émargement et quorum

La feuille de présence se coche en séance et le total se recalcule à chaque fois. Constat de quorum daté, feuille imprimable pour signature.

Procès-verbal archivé

Résolutions reprises de l'ordre du jour, majorité requise vérifiée, quorum reporté sur le document. Une fois validé, le PDF est figé.

Mandats sans ressaisie

Les élus désignés sur le procès-verbal deviennent les mandats du bureau, datés du jour de l'assemblée, les précédents clos à la même date.

Vie associative

Le registre des adhérents, les documents officiels et les mandats du bureau, entre deux assemblées.

Comptabilité

Le rapport financier que la même assemblée doit approuver.

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MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.