L'assemblée générale approuve un prévisionnel, on l'imprime, on le range. Et l'on découvre en fin de saison que le poste costumes a doublé, ce qui aurait pu se voir en février.
Ce n'est pas un problème de rigueur : c'est que le budget vit dans un tableur et les dépenses dans un autre endroit. Tant que les deux ne se regardent pas, le dépassement ne se constate qu'après coup.
Vous posez un montant par poste : la salle, les costumes, la publicité, les subventions attendues, la billetterie espérée. Ces lignes-là sont celles que votre assemblée générale a votées.
À partir de là, chaque écriture saisie vient remplir sa ligne. La barre d'avancement se lit sans commentaire : soixante-trois pour cent consommés sur la salle en milieu de saison, cent quarante sur les costumes. Le dépassement se voit au moment où il se produit, pas au bilan.
Recettes d'un côté, dépenses de l'autre, résultat net en bas. Les écritures de l'exercice se rangent d'elles-mêmes sous leur code du plan comptable, celui-là même que la banque et la mairie reconnaissent.
Le document s'exporte en PDF pour le dossier d'assemblée générale, et en tableur pour ceux qui veulent le retravailler. C'est exactement la pièce qu'un dossier de subvention réclame, et qu'aucun trésorier bénévole n'a envie de reconstituer à la main.
L'exercice comptable a une date d'ouverture et une date de clôture, et ces dates n'ont pas de raison de tomber au trente-et-un décembre : une troupe vit de septembre à juin.
Une fois l'exercice clôturé, ses chiffres sont arrêtés. Le trésorier suivant reprend une comptabilité dont l'année précédente ne bougera plus, ce qui rend la comparaison entre deux saisons possible, et la passation nettement moins pénible.
Un montant prévu par catégorie de recette et de dépense, celui que votre assemblée générale a voté, et rien de plus compliqué.
Prévu, réalisé, écart, pourcentage consommé. Chaque écriture saisie met la ligne à jour sans que personne ne recopie quoi que ce soit.
Chaque ligne porte un seuil, à quatre-vingt-dix pour cent par défaut. Vous êtes prévenu avant le dépassement, pas après.
Un budget approuvé ne se modifie plus par inadvertance. Il faut le repasser explicitement en brouillon pour y toucher.
Le budget et le compte de résultat s'exportent pour le dossier d'assemblée générale ou la demande de subvention.
De septembre à juin si c'est votre saison. Un exercice clôturé reste consultable tel qu'il a été arrêté.
Trente jours pour saisir vos vraies dates, vos vrais membres et vos vrais comptes. Sans carte bancaire, et sans engagement à l'issue.
MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.