Quelqu'un achète la peinture des décors, quelqu'un d'autre fait soixante kilomètres pour aller chercher un praticable. Ils avancent l'argent, envoient une photo du ticket dans un fil de discussion, et attendent.
Le trésorier, lui, récupère des tickets sans montant, des montants sans ticket, et des trajets dont personne ne se rappelle la date. Le remboursement traîne, et c'est le bénévole qui finit par renoncer à le demander.
Le bénévole ouvre un lien qui lui est propre : rien à installer, aucun compte à créer. C'est la condition pour que les gens le fassent vraiment plutôt que d'y renoncer.
Il choisit une catégorie, saisit le montant et la date, décrit la dépense et joint ses justificatifs. La note peut être rattachée à un spectacle, ce qui permet ensuite de savoir ce qu'a coûté une série.
Les déclarations arrivent dans une file classée par état : soumises, approuvées, refusées, remboursées. Chacun sait où en est sa demande sans avoir à la relancer.
Le total approuvé s'affiche en tête, et les remboursements partent en un seul virement groupé plutôt qu'un par un.
À partir de quel montant un justificatif devient-il obligatoire ? Combien de temps après la dépense une note reste-t-elle recevable ? Quel barème kilométrique applique la troupe ?
Ces règles se paramètrent une fois et s'appliquent ensuite à toutes les déclarations. Le trésorier arbitre moins, parce que les questions ont déjà été tranchées.
Vous ouvrez le droit aux personnes concernées et le refermez quand la saison change. Un bénévole de passage ne reste pas autorisé indéfiniment.
Une note validée devient une écriture. Le frais n'est pas saisi deux fois, et le bilan de fin d'année reflète ce qui a réellement été remboursé.
L'argent avancé et jamais rendu est un sujet dont personne ne parle et que tout le monde compte. Deux cents euros oubliés, et c'est un bénévole qui s'éloigne sans dire pourquoi.