Quinze messages pour trouver un mardi soir. Trois personnes qui répondent, deux qui oublient, une qui avait dit oui et ne vient pas. Puis la date change, et tout recommence.
Le problème n'est pas le manque de bonne volonté : c'est que l'information est éparpillée dans une conversation. MyTroupe la rassemble en un tableau que chacun tient à jour pour lui-même.
L'agenda personnel couvre l'année entière, et chaque journée se découpe en trois : matin, après-midi, soir. Le membre coche les créneaux où il ne peut pas, sans attendre qu'on lui pose la question.
Le cours du mardi soir, la semaine de vacances en février, le week-end de mariage en juin : ce sont des choses qu'on sait des mois à l'avance et qu'on oublie systématiquement de dire au bon moment.
Vous choisissez un jour, et vous obtenez le compte : vingt personnes libres le matin, dix-sept le soir, trois empêchées. C'est ce chiffre qui décide d'une date, pas l'intuition de celui qui organise.
Les filtres resserrent la lecture sur ce que vous cherchez vraiment : le créneau du soir seulement, les artistes seulement, l'équipe technique seulement. Les engagements déjà pris sur d'autres événements de la troupe sont comptés eux aussi.
L'agenda dit ce qui est possible ; la demande de présence demande un engagement. Sur une répétition donnée, chacun répond disponible, indisponible ou incertain, depuis le lien reçu par mail.
Les trois colonnes se remplissent au fil des réponses, et ceux qui n'ont rien dit restent à part. Vous relancez ces personnes-là, et seulement elles.
Matin, après-midi, soir. Un empêchement de fin de journée n'interdit pas une lecture l'après-midi, et l'agenda le dit.
Sur une date, le compte par créneau et le détail par personne. La décision se prend sur un chiffre plutôt que sur une impression.
Artistes, régisseurs, professeurs, bénévoles. Vous cherchez rarement « du monde » : vous cherchez ceux qui peuvent tenir la scène prévue.
Disponible, indisponible, incertain. Ce qui n'a pas encore été répondu reste visible, ce qui vous dit exactement qui relancer.
Quelqu'un inscrit à une autre date de la troupe n'est pas compté comme libre. L'agenda tient compte de ce que la troupe lui a déjà demandé.
Le lien du mail suffit à enregistrer une réponse. C'est la condition pour que la troupe réponde vraiment, et pas seulement les trois plus assidus.
Une troupe amateur ne manque pas d'envie, elle manque de créneaux communs. Chaque répétition annulée faute de monde coûte une salle réservée, une soirée de bénévoles et un peu de motivation.
Voir les disponibilités avant de fixer la date inverse la charge : on ne demande plus aux gens de s'adapter à un choix déjà fait, on choisit le moment où ils sont là.