La salle est réservée, les costumes avancent, les affiches sont imprimées. Et le samedi soir, personne n'a pensé à la monnaie pour la caisse.
Ce n'est pas une faute d'attention : c'est qu'une liste de choses à faire vit dans la tête de deux ou trois personnes, et qu'elle n'est écrite nulle part. Chaque spectacle recommence le même travail, et refait les mêmes oublis.
Les tâches ne pendent pas dans le vide : elles sont accrochées à une représentation. Chacune affiche le nombre de jours qui la séparent de son échéance, ce qui range la liste toute seule dans l'ordre où il faut s'en occuper.
Déclarer à la SACD trois mois avant, imprimer les affiches à huit semaines, relancer les réservations à quinze jours : ce sont des délais que la troupe connaît, et qu'elle n'a plus à retrouver chaque année.
Une tâche s'attribue à des personnes ou à une équipe entière. Le montage du décor revient au groupe technique, la buvette au bureau : vous désignez le groupe, et ses membres sont chargés d'un coup.
Confier une tâche à deux personnes plutôt qu'à une n'est pas un détail d'organisation. Dans une troupe amateur, c'est ce qui évite qu'un week-end d'absence fasse tomber la seule personne qui savait.
Le samedi de la représentation n'est pas une journée comme les autres : la billetterie s'installe à dix-sept heures trente, le public entre à dix-neuf heures trente, le décor se charge après le salut.
Ces tâches-là portent une heure de début et une heure de fin, et se lisent sur une frise horaire. On y voit immédiatement ce qui se chevauche, et si les mêmes personnes sont attendues à deux endroits en même temps.
La deuxième création de la saison demande à peu près le même travail que la première. C'est même l'argument principal de tout ceci : la liste ne se refait pas, elle se reprend.
Vous importez le rétroplanning d'un spectacle précédent, et les échéances se recalculent sur la nouvelle date. Les modèles de tâches de la troupe s'ajoutent de la même manière. Et l'ensemble se télécharge, pour ceux qui préfèrent une feuille punaisée dans la loge.
Pas une date abstraite : le nombre de jours qui vous sépare de l'échéance, qui ne laisse aucun doute sur ce qui devient urgent.
Une tâche confiée au groupe technique se répartit sur ses membres. Vous désignez une équipe, pas quatre noms l'un après l'autre.
Organisation, communication, matériel, technique, logistique, jour du spectacle. Le vocabulaire d'une troupe, pas celui d'un outil de gestion de projet.
Les tâches de la soirée placées heure par heure, déplaçables à la main. Les chevauchements se voient avant de les vivre.
Le rétroplanning d'une création précédente se réimporte, échéances recalculées sur la nouvelle date. Une saison se prépare en une soirée.
Chaque membre a sa propre vue : ce qu'il doit faire, ce qu'il a fait, ce qui est en retard. Sans avoir à lire la liste des autres.
Trente jours pour saisir vos vraies dates, vos vrais membres et vos vrais comptes. Sans carte bancaire, et sans engagement à l'issue.
MyTroupe est une association sans but lucratif : la cotisation est forfaitaire par troupe, membres inclus.