Beaucoup de troupes financent leur activité en animant des ateliers hebdomadaires ou des stages sur quelques jours. Cela veut dire des inscriptions à recueillir, des séances à planifier, des parents à informer et une reconduction à organiser chaque printemps.
Ce travail n'a rien à voir avec la préparation d'un spectacle, et il déborde vite sur un tableur partagé que personne ne tient à jour.
Titre, objet, niveau accepté, nombre de places, publication sur le site : l'atelier se décrit une fois. Les séances se génèrent ensuite pour toute la saison.
Un cours hebdomadaire court sur vingt-quatre séances, un stage tient en trois jours. L'outil traite les deux.
Chaque atelier a son adresse publique, partageable telle quelle. Les personnes intéressées s'inscrivent depuis cette page, et la liste se construit au fil de l'eau.
Quand la capacité est atteinte, les suivants basculent en liste d'attente. Une place se libère, la personne suivante est prévenue : c'est exactement le cas que la logistique d'un atelier rend pénible.
Tout ce que la logistique d'un atelier réclame, et que personne n'aime tenir.
Chaque atelier a son adresse propre, présentable telle quelle. Vous la partagez sur vos réseaux ou sur le site de la troupe sans rien recopier.
Les personnes intéressées s'inscrivent depuis cette page. La liste se construit au fil de l'eau, à jour, au même endroit pour tout le monde.
Quand la capacité est atteinte, les suivants basculent en attente. Une place se libère, la personne suivante est prévenue.
Un envoi groupé transmet aux inscrits ce qu'ils doivent savoir : lieu, horaires, matériel. L'envoi se rejoue si une information change.
Les participants indiquent, séance par séance, s'ils seront là. L'animateur sait combien de personnes il aura avant de préparer son atelier.
Au printemps, chaque inscrit répond s'il se réinscrit. Vous connaissez vos effectifs avant l'été plutôt qu'en septembre.